À l'occasion du lancement en août 2023 de Boards on Fabasoft PROCECO, le Dr. Pascal Habegger, directeur de Fabasoft 4teamwork AG, explique pourquoi des processus de réunions numérisés à partir d'un logiciel aussi simple d'utilisation que rapide aident à une meilleure prise de décision et de ses avantages pour votre organisation. Il donne également un aperçu de l'écosystème Fabasoft PROCECO et des avantages de ce partenariat stratégique pour le développement de produits et leur distribution.
Pascal, qu'est-ce que Boards on Fabasoft PROCECO et comment est née l'idée du produit ?
Fabasoft Boards est un logiciel pour la gestion numérique des réunions qui aide les équipes dirigeantes et autres conseils d'administration à rendre les réunions plus productives et plus compréhensibles grâce aux processus prédéfinis et donc à prendre des décisions plus pertinentes et donc d'obtenir plus de succès. Après l'entrée de Fabasoft dans le capital de 4teamwork en septembre 2022, l'idée de développer un logiciel de gestion de réunion performant dans l'écosystème Fabasoft PROCECO réputé est née très rapidement. Grâce au savoir-faire existant de 4teamwork dans ce domaine de la gestion des réunions et séances ainsi qu'à l'expertise et à la technologie de pointe de Fabasoft, il était évident que Boards on Fabasoft PROCECO serait la première solution de Fabasoft 4teamwork à être mise en œuvre en Suisse.
Quels sont les avantages du partenariat stratégique avec Fabasoft?
Pour la solution Boards et les autres logiciels qui suivront dans l'écosystème PROCECO, 4teamwork profite de la longue expérience de Fabasoft dans le domaine du développement d'outil "Cloud-Native". De plus, l'exploitation professionnelle de leurs progiciels dans les différents sites Cloud de Fabasoft en Allemagne, en Autriche et en Suisse ainsi que les nombreuses certifications internationales - notamment en ce qui concerne la protection des données et la sécurité informatique - nous sont très favorables. De plus, la forte présence sur le marché DACH, nous apporte un excellent réseau et nous ouvre les portes d'un marché beaucoup plus vaste et en particulier pour ce qui concerne le potentiel pour notre solution Boards.
Maintenant, parlons du logiciel : lors de quelles réunions Boards peut-il être utilisé et pour quels domaines ou tailles d'organisation est-il adapté ?
Actuellement, l'accent est mis en premier lieu sur le segment de la clientèle privée. Mais Fabasoft Boards convient aussi pour une utilisation dans l'administration publique ou dans des organisations proches de l'administration et pour toutes institutions, en fait - en tout cas, nous y travaillons actuellement de manière intensive.
Notre modèle de licence démarre à dix utilisateurs et le logiciel couvre l'ensemble des processus de gestion de réunion, en ce compris les prescriptions de conformité existantes, directement à partir de l'outil. Il est donc particulièrement utile pour les réunions managériales ou les comités de direction au cours desquelles des décisions stratégiques doivent être prises.
Boards aide donc à l'organisation et au déroulement des réunions et de comité de direction : Quels sont les avantages pour les responsables avant, pendant et après ces sessions ?
Dans Boards, la planification des rendez-vous et l'envoi des invitations se font directement par voie électronique. De cette façon, tous les documents pertinents se trouvent au même endroit, à savoir dans la session concernée. Des changements et des demandes supplémentaires sont toujours possibles à court terme mais restent transparentes pour tous les participants. Pendant la réunion, la personne qui rédige le procès-verbal libère l'écran, saisit en direct les aspects les plus importants discuté du point en cours, c'est-à-dire par point par point de l'ordre du jour, et documente la prise de décision finale. Il est ainsi facile de générer directement le procès-verbal en format PDF automatiquement à la fin de la réunion, ainsi que les tâches de suivi qui y ont été définies, et de le transmettre sans autre formalité à l'ensemble des membres du comité pour approbation. Globalement, cette planification, son exécution et le suivi numérisé de ces réunions permettent aux responsables de gagner énormément de temps et d'améliorer la qualité des décisions. Tandis que le respect des délais et des autres exigences de conformité est toujours garanti et traçable.
Boards remplace-t-il également les outils de collaboration tels que la vidéoconférence et le chat ?
Fabasoft Boards offre la possibilité aux cadres de participer virtuellement à des réunions et aux votes - même via leurs périphériques mobiles - mais il ne s'agit pas d'un outil de vidéoconférence en soi. Mais, pour ce faire, les réunions créées dans le logiciel peuvent être reliées à Microsoft Teams, Zoom ou aux autres systèmes de vidéoconférence et réalisées à distance ou de manière hybride.
Quelles sont les trois principales caractéristiques du logiciel?
Fabasoft Boards accélère l'ensemble du processus d'organisation et de communication autour des réunions. Il dispose d'une gestion automatisée du temps et d'une connexion à Microsoft Outlook ainsi que d'une gestion numérique intégrée des demandes. De plus, il assure une prise de décision transparente et la consignation des décisions du top management. Enfin, et ce n'est pas la moindre de choses, les documents confidentiels sont classés de manière à ne pas pouvoir être consultés hors de l'espaces protégés par un mot de passe et protégés contre tout accès non autorisé grâce à un concept clair de rôles et d'autorisations prédéfini. Tout cela remplace les activités manuelles gourmandes en ressources et la communication par téléphone ou par e-mail, sujette aux erreurs, et permet en même temps d'améliorer la qualité et la fiabilité.
Vous mentionnez : sécurité des données et de l'information... Boards fonctionne-t-il dans le cloud ou sur site et à quel point le logiciel est-il "sûr" ?
Boards fonctionne dans l'écosystème Fabasoft PROCECO dans l'environnement cloud de Fabasoft et un niveau de sécurité maximal est notre priorité absolue, depuis le développement du produit jusqu'au stockage des données. C'est ce que prouvent les nombreuses certifications internationalement reconnues déjà mentionnées au début. Il s'agit entre autres du certificat C5 du BSI, l'Office fédéral de la sécurité des technologies de l'information, ou de l'attestation selon IDW PS 880 en ce qui concerne l'archivage sécurisé. De plus, notre cloud est certifié niveau 3 en relation avec le Code de conduite de l'UE, ce qui confirme donc le respect le plus élevé en matière de protection des données.
Quelles sont les conditions préalables à l'utilisation de Boards et combien de temps prend la mise en œuvre ?
La mise en place de Fabasoft Boards est rapide et simple. Pour le démarrage, il suffit d'un navigateur web récent. La mise à disposition du logiciel ne prend que quelques minutes. Son utilisation est intuitive et les processus standard intégrés peuvent être adaptés selon les besoins de chacun de nos clients, de manière spécifique et sans avoir besoin de connaissances en informatique particulières.
Fabasoft Boards
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