Anlässlich des Launches von Boards on Fabasoft PROCECO im August 2023 erläutert Dr. Pascal Habegger, Geschäftsführer der Fabasoft 4teamwork AG, warum erfolgreiche Entscheidungen digitalisierte Sitzungsprozesse voraussetzen und welchen Nutzen Organisationen durch den ebenso raschen wie unkomplizierten Einsatz der Software haben. Weiters gibt er Einblick in das Fabasoft PROCECO Ökosystem und die Vorteile aus der strategischen Partnerschaft für die Produktentwicklung und den Vertrieb.
Pascal, was ist Boards on Fabasoft PROCECO und wie entstand die Produktidee?
Fabasoft Boards ist eine Software für digitales Sitzungsmanagement, die Führungsteams im Topmanagement dabei unterstützt, die Sitzungsprozesse produktiver und nachvollziehbarer zu gestalten und damit ihre Entscheidungen erfolgreicher zu treffen. Nach dem Einstieg der Fabasoft bei 4teamwork im September 2022 entstand sehr schnell die Idee, eine performante Sitzungsmanagement-Software im erfolgreichen Fabasoft PROCECO Ökosystem zu entwickeln. Durch das vorhandene Know-how von 4teamwork in diesem Bereich sowie die Expertise und die modernste Technologie von Fabasoft war es naheliegend, Boards on Fabasoft PROCECO als erste Solution der Fabasoft 4teamwork in der Schweiz umzusetzen.
Welche Vorteile ergeben sich durch die strategische Partnerschaft mit Fabasoft?
4teamwork profitiert bei Boards und den weiteren Solutions, die im PROCECO Ökosystem folgen werden, von der langjährigen Erfahrung der Fabasoft im Bereich „Cloud-Native-Entwicklung“. Zudem kommen uns der professionelle Betrieb der Softwareprodukte in den einzelnen Fabasoft Cloud-Lokationen in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie die zahlreichen internationalen Zertifizierungen – speziell hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit – sehr entgegen. Aus der hohen Marktdurchdringung im DACH-Raum und dem hervorragenden Netzwerk von Fabasoft ergeben sich auch große Vorteile beim Absatz und bei der Kundengewinnung für Boards.
Nun zur Software: Bei welchen Sitzungen kommt Boards zum Einsatz und für welche Organisationsbereiche bzw. -größen ist es geeignet?
Der Fokus liegt derzeit primär auf dem Kundensegment „Privatwirtschaft“. Fabasoft Boards eignet sich jedoch auch für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung oder verwaltungsnahen Organisationen und weiteren Institutionen – daran arbeiten wir gerade intensiv. Unser Lizenzmodell startet bei zehn Usern. Die Software deckt den gesamten Sitzungsprozess inklusive der bestehenden Compliance-Vorschriften in einer Solution ab. Daher ist sie besonders bei Management- oder Gremienmeetings hilfreich, in denen strategische Entscheidungen fallen.
Boards unterstützt also bei der Organisation und Abwicklung von Management- und Gremiensitzungen: Welchen Nutzen haben die Verantwortlichen vor, während und nach den Meetings?
In Boards erfolgen bereits die Terminplanung und der Versand der Einladungen elektronisch. Zudem liegen sämtliche relevanten Unterlagen an einem Ort – nämlich in der jeweiligen Sitzung. Änderungen und weitere Anträge sind kurzfristig möglich und für alle Beteiligten transparent. Während des Meetings gibt die protokollführende Person den Bildschirm frei, erfasst die wichtigsten Aspekte pro Traktandum, also Tagesordnungspunkt, live und dokumentiert die Beschlussfassung. Das macht es einfach, am Ende des Meetings direkt ein PDF-Protokoll inklusive der festgelegten Folgeaufgaben zu erstellen und dieses medienbruchfrei an die Gremienmitglieder zur Genehmigung weiterzuleiten. Insgesamt spart die digitale Planung, Durchführung und Nachbearbeitung der Sitzungen den Verantwortlichen enorm viel Zeit und erhöht die Qualität der Entscheidungen. Die Einhaltung von Fristen und weiteren Compliance-Vorgaben ist stets sichergestellt und nachvollziehbar.
Ersetzt Boards auch Videokonferenz- und chatbasierte Kollaborations-Tools?
Fabasoft Boards bietet die Möglichkeit, dass Führungskräfte virtuell an Sitzungen und Abstimmungen teilnehmen – selbst über mobile Endgeräte –, es handelt sich aber um kein Videokonferenz-Tool per se. Die in der Software erstellten Sitzungen lassen sich mit Microsoft Teams, Zoom oder anderen Videokonferenzsystemen verknüpfen und remote bzw. hybrid durchführen.
Was sind die drei wichtigsten Features der Software?
Fabasoft Boards beschleunigt den gesamten Organisations- und Kommunikationsprozess rund um Sitzungen. Es verfügt über ein automatisiertes Zeitmanagement mit Microsoft Outlook-Anbindung und ein integriertes digitales Antragsmanagement. Darüber hinaus sorgt es für eine transparente Beschlussfassung und Protokollierung der Entscheidungen des Topmanagements. Und last, but not least: Die vertraulichen Unterlagen sind revisionssicher in passwortgeschützten Datenräumen abgelegt und durch ein klares Rollen- und Berechtigungskonzept vor unbefugtem Zugriff geschützt. All das ersetzt ressourcenintensive manuelle Tätigkeiten und die fehleranfällige Kommunikation via Telefon bzw. E-Mail und führt gleichzeitig zu mehr Qualität und Nachhaltigkeit.
Stichwort Daten- und Informationssicherheit: Läuft Boards in der Cloud oder on-premises und wie „sicher“ ist die Software?
Boards läuft im Fabasoft PROCECO Ökosystem auf Basis der Fabasoft Cloud. Ein maximales Sicherheitsniveau hat von der Produktentwicklung bis zur Datenspeicherung oberste Priorität. Das belegen die bereits eingangs erwähnten, zahlreichen international anerkannten Zertifizierungen. Dazu zählen unter anderem das C5-Testat des BSI, des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik, oder die Bescheinigung nach IDW PS 880 im Hinblick auf eine revisionssichere Archivierung. Insbesondere der EU Cloud Code of Conduct nach Level 3 weist den höchsten europäischen Datenschutzstandard nach.
Welche Voraussetzungen braucht es für den Einsatz von Boards und wie lange dauert die Implementierung?
Die Einführung von Fabasoft Boards funktioniert rasch und unkompliziert. Für den Start reicht ein aktueller Webbrowser. Die Bereitstellung der Software dauert nur wenige Minuten, die Bedienung ist intuitiv und die integrierten Standardprozesse sind gezielt und ohne spezielle IT-Kenntnisse an die jeweiligen Kundenbedürfnisse anpassbar.
Fabasoft Boards
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