Erschienen im trend. PREMIUM am 28. Juli 2023
TREND: Künstliche-Intelligenz-Anwendungen treiben die digitale Transformation stark an. Wo orten Sie in der öffentlichen Verwaltung Bewegung?
BASTIAN DRUGOWITSCH: In Anbetracht der Krisensituationen der vergangenen Jahre ist eine effizient funktionierende und resiliente Verwaltung essenziell. Das ist ein Antrieb. Der zweite entsteht durch den Fachkräftemangel, der auch hier dazu führt, dass weniger Mitarbeitende de facto mehr Leistung erbringen. Intelligente Automatisierungen von Arbeitsabläufen sind einfach nötig, und damit entlasten Behörden ihre Angestellten von repetitiven Aufgaben, damit sie sich auf wichtigere inhaltliche Arbeiten fokussieren können. In den Verwaltungsprozessen für über neun Millionen Menschen in unserem Land schlummert sicher Effizienzpotenzial.
Wie wird das in der Praxis gehoben?
Nehmen wir an, eine Landesverwaltung hat zwei Millionen Posteingänge im Jahr. Effiziente Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen pro Eingang ungefähr eine Minute. Selbst wenn nur die Hälfte davon automatisiert verarbeitbar ist, wird pro Jahr die Arbeitskraft von mehr als neun Angestellten für andere Tätigkeiten freigespielt. Die Zeitersparnis ist enorm. Außerdem haben Ämter durch moderne Technologien die Chance, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren, ihr da und dort noch ein wenig verstaubtes Image in der Bevölkerung abzulegen. Behörden bieten viele fachlich durchaus fordernde Jobs an. Fabasoft war mit dem elektronischen Akt Anfang der Nullerjahre ein Pionier in der Digitalisierung.
Wie „intelligent“ sind diese Abläufe mittlerweile?
Wir stiften mit der Automatisierung einen schnellen und signifikanten Nutzen, vor allem bei Tätigkeiten rund um die Datenerfassung und Datenverarbeitung. Das heißt, Daten korrekt ins System zu übernehmen, zu klassifizieren und den entsprechenden Adressaten zuzuweisen. Behörden, die schon ein Aktensystem auf Basis der Fabasoft eGov-Suite haben, können die Automatisierung „Fabasoft Done!“ von heute auf morgen implementieren. Da das laufende System bereits einen riesigen Datenschatz enthält, ist auch kein Vorprojekt notwendig. Die Technologie lernt selbstständig und benötigt nur wenig Begleitung.
Das klingt vielversprechend. Arbeiten Behörden bereits mit dem Feature und was tun sie damit?
Bislang mussten Daten manuell gelesen, gesichtet und klassifiziert werden. „Fabasoft Done!“ macht Vorschläge für die Kategorisierung und liefert Metadaten mit. Mitarbeitende müssen die Vorschläge nur noch kontrollieren beziehungsweise anpassen, falls sie nicht stimmen. Damit wird das System im Hintergrund trainiert und konstant treffsicherer. Ab einer sehr hohen Erkennungsrate kann die Behörde dann sogar einen Schritt weitergehen und die menschliche Überprüfung der automatischen Eingaben vollkommen weglassen. So landen die korrekt klassifizierten Daten direkt bei der Person, die den Antrag bearbeitet.
Ab wann steht der „Effizienzturbo“ den Kunden in der öffentlichen Verwaltung zur Verfügung?
Das Produkt steht den Kunden seit Juni 2023 zur Verfügung, und wir sehen schon eine sehr positive Resonanz. Der künstlichen Intelligenz stehen viele Menschen skeptisch gegenüber, weil sie Angst vor Arbeitsplatzverlust haben.
Zu Recht?
Diese Angst gibt es, seit die Digitalisierung läuft, also bereits viele Jahre, und sie wird mit künstlicher Intelligenz und Automatisierung bei manche offensichtlich stärker. In Wirklichkeit hat sich das in den vergangenen Jahren gewandelt. Es führt kein Weg daran vorbei, diese Potenziale der intelligenten Technologien zu nutzen. Diese Automatisierungen werden den Wohlstand unserer Gesellschaft erhalten. Das ist der einzig logische Schluss aus den volkswirtschaftlichen Entwicklungen, demografischen Fakten und einem sich stark wandelnden Arbeitsmarkt.
Fabasoft Done
„FABASOFT DONE!“ ist eine intelligente Erweiterung zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten und Extraktion von Informationen aus Texten.
Die Basis dafür stellt ein integriertes maschinelles Lernmodell dar, das sich konstant selbst optimiert und unkompliziert an die individuellen Kundenanforderungen anpassbar ist. Der Automatisierungsgrad lässt sich einfach steuern und einstellen – von Vorschlagswerten bei der Datenverarbeitung bis hin zur umfangreichen Automatisierung. Das technische Prinzip ist durchdacht, eine schnelle Einführung und die ausgewählten Einstellungsmöglichkeiten machen die Implementierung von „Fabasoft Done!“ recht einfach möglich.
